超长的文档阅读起来往往比较麻烦,要查找特定的内容需要紧盯屏幕不断地滚动鼠标或者Word滚动条,用关键字定位或用键盘上的翻页键查找,不方便而且费时。Word2010新增的文档导航功能可以轻松解决这个问题。

  Office2010作为Office目前来说的最新版本,有着更加绚丽的界面和更加舒适的操作流程,对于普通的学生用户群体来说,Office2010
Word中又有哪些非常方便的功能呢?哪些工作可以通过Word轻而易举的实现而不用到其他的软件?在这里本人将其中比较实用的几个功能归纳和总结后整理如下,废话不多说,下面直接进入正题。

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一、域应用基础

运行Word2010,单击菜单栏上的“视图”按钮,勾选“导航窗格”,即可在Word
2010编辑窗口的左侧打开“导航窗格”,如下图所示。Word
2010新增的文档导航功能的导航方式有四种:标题导航、页面导航、关键字导航和特定对象导航,让你轻松查找、定位到想查阅的段落或特定的对象。

阅读英语文献的最佳帮手——屏幕取词功能

我们编辑文档的过程中,少不得需要快速定位到文档中的某个位置,尤其以长篇文档更为需要,一来通过拖动垂直的滚动条来翻找比较浪费时间,二来还容易错过,看不准,漏掉了就要重头再来了。今天小编和大家一起来学习几种快速定位的使用方法。

  1.什么是域

1、文档标题导航

当你用Word在处理文档的过程中遇到了不认识的英文单词时,大概首先会想到使用一些电子词典的软件,但是不巧电脑中又没有装。其实Word中就自身就带了不错的文档翻译功能,这个在2003版本便有,而在最新的Word
2010中,除了以往的文档翻译、选词翻译和英语助手之外,还加入了一个“翻译屏幕提示”的功能,可以像电子词典一样进行屏幕取词翻译。
 
使用Word
2010打开一篇带有英文的文档,切换到“审阅”选项卡,单击“翻译”,选择下拉菜单中的“翻译屏幕提示”。

一、【定位】选项

  简单地讲,域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字,它具有的功能与Excel中的函数非常相似。下面以Seq和Date域为例,说明有关域的一些基本概念。

文档标题导航是最简单的导航方式,使用方法也最简单,打开“导航”窗格后,单击“浏览你的文档中的标题”按钮,将文档导航方式切换到“文档标题导航”,Word
2010会对文档进行智能分析,并将文档标题在“导航”窗格中列出,只要单击标题,就会自动定位到相关段落。

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切换到【开始】选项卡,在【编辑】组中,点击【查找】右侧的下拉按钮,点击弹出列表中的【转到】按钮。此时弹出【查找和替换】对话框,切换到【定位】选项卡中,我们可以确定定位目标:页、节、行、书签、批注、脚注等选项,完成设置后,单击【确定】按钮,即可跳转的想要定位的位置。

  形如“{Seq Identifier [Bookmark ] [Switches
]}”的关系式,在Word中称为“域代码”。它是由:

小提示:文档标题导航有先决条件,打开的超长文档必须事先设置有标题。如果没有设置标题,就无法用文档标题进行导航,而如果文档事先设置了多级标题,导航效果会更好,更精确。

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  域特征字符:即包含域代码的大括号“{}”,不过它不能使用键盘直接输入,而是按下Ctrl+F9组合键输入的域特征字符。

2、文档页面导航

  这时Word进入到翻译屏幕提示状态,光标悬停在单词上面,就会自动翻译所选单词。这样的话,在阅读一些英文文献时,抑或是翻译一些中文语句都将非常方便。

二、快速定位至上一编辑处

  域名称:上式中的“Seq”即被称为“Seq域”,Word 2003提供了9大类共74种域。

用Word编辑文档会自动分页,文档页面导航就是根据Word文档的默认分页进行导航的,单击“导航”窗格上的“浏览你的文档中的页面”按钮,将文档导航方式切换到“文档页面导航”,Word
2010会在“导航”窗格上以缩略图形式列出文档分页,可要单击分页缩略图,就可以定位到相关页面查阅。

团队合作平台——Word同步功能

使用组合键【Shift+F5】组合键可以帮助我们快速定位到上一次编辑处。例如,在第三段段首编辑后,移动到第五段进行编辑后,再次跳转回第三段段首,我们就可以利用组合键啦。

  域指令和开关:设定域工作的指令或开关。例如上式中的“Identifier”和“Bookmark”,前者是为要编号的一系列项目指定的名称,后者可以加入书签来引用文档中其他位置的项目。“Switches”称为可选的开关,域通常有一个或多个可选的开关,开关与开关之间使用空格进行分隔。

3、关键字导航

在Word
2010中,可以完全实现
Word的同步协作。不必使用电子邮件附件方式发送,也不必使用 TSP_final_2_FINAL.docx
等名称保存草稿文档。**

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  域结果:即是域的显示结果,类似于Excel函数运算以后得到的值。例如在文档中输入域代码“{Date
\@ “yyyy年m月d日” \* MergeFFormat}”的域结果是当前系统日期。

除了通过文档标题和页面进行导航,Word
2010还可以通过关键导航,单击“导航”窗格上的“浏览你当前搜索的结果”按钮,然后在文本框中输入关键,“导航”窗格上就会列出包含关键字的导航链接,单击这些导航链接,就可以快速定位到文档的相关位置。

你只需打开你的文档即可开始工作。你可以查看与您协作的其他人员及其正在编辑的文档位置。

三、滚动条快速定位

  域可以在无须人工干预的条件下自动完成任务,例如编排文档页码并统计总页数;按不同格式插入日期和时间并更新;通过链接与引用在活动文档中插入其他文档;自动编制目录、关键词索引、图表目录;实现邮件的自动合并与打印;创建标准格式分数、为汉字加注拼音等等。

4、特定对象导航

打开共享文档时,Word
会自动缓存此共享文档,因此,你可以对此文档进行脱机更改;当您再次联机时,Word
将自动同步你的更改。如果你必须在办公室以外的位置工作,您不必担心保存本地副本或在返回办公室后将您所做的更改手动合并到服务器文档中。

将光标定位在滚动条,单击鼠标右键,此时,在弹出的快捷菜单中,可以点击滚动至此、顶部、底部、向上翻页、向下翻页、向上滚动、向下滚动等功能。

  2.在文档中插入域

一篇完整的文档,往往包含有图形、表格、公式、批注等对象,Word
2010的导航功能可以快速查找文档中的这些特定对象。单击搜索框右侧放大镜后面的“�”,选择“查找”栏中的相关选项,就可以快速查找文档中的图形、表格、公式和批注。

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  (1)使用命令插入域

Word
2010提供的四种导航方式都有优缺点,标题导航很实用,但是事先必须设置好文档的各级标题才能使用;页面导航很便捷,但是精确度不高,只能定位到相关页面,要查找特定内容还是不方便;关键字导航和特定对象导航比较精确,但如果文档中同一关键字很多,或者同一对象很多,就要进行“二次查找”。如果能根据自己的实际需要,将几种导航方式结合起来使用,导航效果会更佳。


Word 2010 中,多位作者可以同时使用某一文档,而
Office Web Applications 允许使用你自己的文档。

PS:常用的定位功能键包括:Pagedown(光标后移一页)、Pageup(光标向前一页)、home(定位至首行)、end(定位至尾行)。

  在Word中,高级的复杂域功能很难用手工控制,如“自动编号”和“邮件合并”、“题注”、“交叉引用”、“索引和目录”等。为了方便用户,9大类共74种域大都以命令的方式提供。

尽管Word
2010新增的文档导航功能还不够尽善尽美,但是还是为大家浏览长文档带来了方便,如果你经常被一些超长的文档搞得焦头烂额,可以让Word
2010为你精确“导航”,快速查阅特定的段落、页面、文字和对象。

 多位作者可以同时编辑同一文档,并在所做的更改之间保持相互同步。作者可以在使用文档区域时阻止他人访问这些文档区域。

四、【导航】窗格快速定位

  在“插入”菜单中提供有“域”命令,它适合一般用户使用,Word提供的域都可以使用这种方法插入。你只需将光标放置到准备插入域的位置,单击“插入→域”菜单命令,即可打开“域”对话框。

社团发展标准化——批量制作干事工作牌

单击状态栏的【文档页码】可以打开【导航】窗格,或者切换到【开始】选项卡,在【编辑】组中,点击【查找】按钮右侧的下三角按钮,点击【查找】功能,也可以弹出【导航】窗格。如果文档已经设置了文本等级、大纲等,我们可以直接在此点击相应位置进行定位。也可以在页面中,直接搜索具体的文字进行跳转定位。

  首先在“类别”下拉列表中选择希望插入的域的类别,如“编号”、“等式和公式”等。选中需要的域所在的类别以后,“域名”列表框会显示该类中的所有域的名称,选中欲插入的域名(例如“AutoNum”),则“说明”框中就会显示“插入自动编号”,由此可以得知这个域的功能。对AutoNum域来说,你只要在“格式”列表中选中你需要的格式,单击“确定”按钮就可以把特定格式的自动编号插入页面。如图1所示。

  相信很多在学校社团的学生或者说学生会的干部都拥有自己的干事工作牌,干事工作牌相当于你在该社团身份的一个认证。那么如何制作一个又好看,又漂亮简介的干事工作牌呢?不需要用到其他工具,只需要Word2010就可以实现。下面让我们来看看该如何进行。

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  你也可以选中已经输入的域代码,单击鼠标右键,然后选择“更新域”、“编辑域”或“切换域代码”命令,对域进行操作。

首先,在Word程序界面中单击“插入”菜单项。然后,在其子菜单中指向“文本框”选项。在下拉菜单中找到绘制文本框这一选项。

欢迎关注,以上。

  (2)使用键盘插入

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  如果你对域代码比较熟悉,或者需要引用他人设计的域代码,使用键盘直接输入会更加快捷。其操作方法是:把光标放置到需要插入域的位置,按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{
}”。接着将光标移动到域特征代码中间,按从左向右的顺序输入域类型、域指令、开关等。结束后按键盘上的F9键更新域,或者按下Shift+F9组合键显示域结果。

此时,鼠标指针会变成十字形指针,我们就用这个十字形指针在文档中拖出一个边框。这个边框的大小也就是干事工作牌的大小,必要时我们可以随时调整它。想要改变字体的话,单击“开始”菜单项,在其子菜单中单击“字体”选项。打开“字体”对话框,根据自己的喜好,对字体颜色、字体、效果等进行设置。在“字体”对话框中单击选择“字符间距”选项卡,在“间距”下拉列表中选择“加宽”,并在后面的“磅值”框内输入或通过单击“增减”按钮将其设置成“2磅”,最后单击“确定”按钮。

  如果显示的域结果不正确,你可以再次按下Shift+F9组合键切换到显示域代码状态,重新对域代码进行修改,直至显示的域结果正确为止。

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  (3)使用功能命令插入

单击此边框会出现图片格式。在这个图片格式的选框当中,我们可以对这个工作牌的选框进行个性化的调整,打造出又好看,又漂亮的干事工作牌了。 

  由于许多域的域指令和开关非常多,采用上面两种方法很难控制和使用。为此,Word
2003把经常用到的一些功能以命令的形式集成在系统中,例如“拼音指南”、“纵横混排”、“带圈文字”等。用户可以像普通Word命令那样使用它们。

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  3.域的管理

那么又如何做到批量制作呢?如果当手头有了所有干事工作牌的信息并成列表的话,有怎么将其有效的转化到每个工作牌当中呢?Word2010中的邮件选项很好的解决这一问题。

  (1)快速删除域

首先我们将这个干事工作牌所需要的学校,院系,姓名,学校所需要的信息排成列表,保存在另外一个Word当中。然后找到Word中的邮件选项中的选择收件人选项,单击使用现有列表。

  插入文档中的“域”被更新以后,其样式和普通文本相同。如果你打算删除某个或全部域,查找起来有一定困难(特别是隐藏编辑标记以后)。此时按下Alt+F9组合键可以显示文档中所有的域代码(反复按下Alt+F9组合键可在显示和更新域代码之间切换),然后单击“编辑→查找”菜单命令,在出现的对话框中单击“高级”按钮,将光标停留在“查找内容”框中,单击“特殊字符”按钮并从列表中选择“域”(^P进入“查找内容”框)。单击“查找下一处”按钮就可以找到文档中的域,找到之后将其选中再按下Delete键即可删除。

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  (2)修改域

大家更加想不到的是,其邮件整合功能不仅能够整合文字信息,还能够整合图片信息。当选择完毕后,从新回到邮件选项,单击插入合并域功能。选择各种项目:例如学校,院系,姓名,学号等等。完成后还可以单击预览结果。

  修改域和编辑域的方法是一样的,你对域的结果不满意可以直接编辑域代码,从而改变域结果。按下Alt+F9(对整个文档生效)或Shift+F9(对所选中的域生效)组合键,可在显示域代码或显示域结果之间切换。当切换到显示域代码时,就可以直接对它进行编辑,完成后再次按下Shift+F9组合键查看域结果。

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  (3)取消域底纹

  最后,完成好后,单击选项中的完成并合并。那么批量制作的干事工作牌就做好啦。这样的话,就能节省很多的时间去干其他的事情了。

  默认情况下,Word文档中被选中的域(或域代码)采用灰色底纹显示,但打印时这种灰色底纹是不会被打印的。如果你不希望看到这种效果,可以单击“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中单击“视图”选项卡,从“域底纹”下拉列表中选择“不显示”选项即可。

方便翻阅资料——新增文档导航功能

  (4)锁定和解除域

在 Word
2010 中,您可以迅速轻松地应对长文档。通过拖放各个部分而不是通过复制和粘贴,您可以轻松地重新组织您的文档。除此以外,您还可以使用渐进式搜索功能查找内容,因此无需确切地知道要搜索的内容即可找到它。下图是使用导航窗格阅读文档的效果,可以通过点击左栏的文档段落轻松文文档。

  如果你不希望当前域的结果被更新,可以将它锁定。具体操作方法是:鼠标单击该域,然后按下Ctrl+F11组合键即可。如果你想解除对域的锁定,以便对该域进行更新。只要单击该域,然后按理Ctrl+Shift+F11组合键即可。

在 Word
2010 中,您可以实现下列功能:

  (5)解除域链接

通过单击文档结构图的各个部分,在文档中的标题之间移动。

  如果一个域插入文档之后不再需要更新,可以解除域的链接,用域结果代替域代码即可。你只需要选中需要解除链接的域,按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

折叠大纲层次以隐藏嵌套标题,使您即使面对具有深层结构的复杂长文档,也能够使用文档结构图轻松自如地工作。

  二、域速查一览

在搜索框中键入文本,以立即查找您所在的位置。

  1.编号

拖放文档内的标题以重排结构。您还可以删除、剪切或复制标题及其内容。

  (1)AutoNum域

在层次结构内向上或向下轻松升级或降级指定标题或某一标题及其所有嵌套标题。

  语法:{ AUTONUM }

向您的文档添加新的标题以生成基本大纲,或者插入新的部分,而不必在文档中来回滚动。

  用途:将段落顺序编号。

通过浏览含有共同创作指示器的标题,关注其他人员正在编辑的内容。

  选项:

查看文档中所有页面的缩略图,并单击这些缩略图以便在文档中移动。

开关说明:\s 定义分隔字符

 (2)AutoNumLgl域

  语法:{ AUTONUMLGL [Switches] }

  用途:对法律和技术类出版物自动进行段落编号。

  选项:

开关意义:\e 显示无句点的法律式编号

  (3)AutoNumOut域

  语法:{ AUTONUMOUT }

  用途:自动以大纲样式对段落进行编号。

  (4)Barcode域

  语法:{ BARCODE \u “LiteralText” 或 Bookmark \b [Switches ] }

  用途:插入邮政条码(美国邮政局使用的机器可读地址形式)。它既可以插入POSTNET(收信人点条码),也可以插入“外表识别标记”(或称为FIM)。

  选项:

指令意义:

“LiteralText”
或Bookmark 收信人地址和邮政编码。后面跟\b开关时,书签可以替代
LiteralText。另外,LiteralText也可以是嵌套域的结果

开关说明:

\b 前接一个书签时,使用书签定义的地址中的邮政编码信息

\f “letter”
插入“外表识别标记”(FIM),由字母指定回邮标记的类型:”A”插入一个礼节性回邮标记;”C”
插入一个商业回邮标记。要打印FIM-A和FIM-C标记,必须有POSTNET条码

\u 表示条码是美国的邮政地址

  (5)Bookmark和Ref域

  语法:{ [REF] Bookmark [Switches] }

  用途:插入指定的书签所代表的文字或图形,而且活动文档中必须有该书签的定义。要插入其他文档中的用书签标记的文字或图形,可以使用INCL?PICTURE或INCL?TEXT域。

  选项:

指令意义:

Bookmark 书签名。如果书签所标记的文字包含段落标记,则BOOKMARK域之前的文字将使用书签中段落的格式

开关说明:

\f 增加书签所标记的脚注、尾注或批注序号并插入对应的注释或批注文字

\h 创建到用书签标记的段落的超级链接

\n 域将以无后续句点形式显示交叉引用段落的完整的段落编号

\p 使域使用“见上方”或“见下方”形式显示其相对于源书签的位置

\r 将书签标记段落的无后续句点形式的完整段落编号插入相关文字或相对于编号方案中的位置

\t 与\n、\r 或\w开关连用时,使REF域屏蔽非分隔符或非数字文字

\w 插入用书签标记的段落的段落编号,此编号会反映该段落在文档全部上下文中的位置

  (6)ListNum域

  语法:{ LISTNUM “Name” [Switches] }

  用途:在段落中的任意位置插入一组编号。

  选项:

指令解释

Name 将LISTNUM域与指定的列表关联

开关说明

\l 指定在列表中的级别,忽略域的默认动作

\s 指定此域的初始值。请使用整数值

  (7)Page域

  语法:{ PAGE [\* Format Switch ] }

  用途:在PAGE域所在处插入页码。

  选项:

开关说明

\*FormatSwitch 可选开关,该开关可替代在“页码格式”对话框的“数字格式”框中选择的数字样式。要改变页码的字符格式,可修改“数字格式”框中的字符样式

  (8)RevNum域

  语法:{ REVNUM }

  用途:插入文档的修订次数,该信息来自“文件”菜单的“属性”对话框中的“统计信息”选项卡。

  (9)Section域

  语法:{ SECTION }

  用途:插入当前节的编号。

  (10)SectionPages域

  语法:{ SECTIONPAGES }

  用途:插入一节的总页数。使用该域时,必须将第一节之后每一节的页从1开始重新编号。

  (11)Seq (Seqnce) 域

  语法:{ SEQ Identifier [Bookmark ] [Switches ] }

  用途:对文档中的章节、表格、图表和其他项目按顺序编号。

  选项:

开关说明

\c 重复上一个序列号

\h 隐藏域结果

\n 为指定项目插入下一个序号

\r n 将序号重置为指定的值 n

\s 在“s”后的标题级别处重新设置序号

  2.等式和公式

  (1)Advance域

  语法:{ ADVANCE [Switches ] }

  用途:将ADVANCE域后面的文字的起点向上、下、左、右或指定的水平或垂直位置偏移。

  选项:

开关说明

\d 下移指定的磅数

\u 上移指定的磅数

\l 左移指定的磅数

\r 右移指定的磅数

\x 指定距栏、图文框或文本框的左边界的距离

\y 移至相对于当前行的指定垂直位置

  (2)Eq域

  语法:{ EQ Switches }

  用途:生成数学公式。

  选项:

开关说明

数组开关:\a() 绘制一个二维数组

括号:\b() 用括号括住单个元素

位移:\d() 将下一个字符向左或右移动指定磅数

分数:\f(,) 创建分数

分数:\i(,,) 使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分

列表:\l() 将多个值组成一个列表,列表可作为单个元素使用

重叠:\o() 将每个后续元素打印在前一元素之上

根号:\r(,) 使用一个或两个元素绘制根号

上标或下标:\s() 设置上下标

方框:\x() 在元素四周绘制边框

  (3)Symbol域

  语法:{ SYMBOL CharNum [Switches] }

  用途:插入ANSI字符集中的单个字符或一个字符串。

  选项:

指令说明

CharNum 与ANSI代码对应的字符、或其十进制或十六进制值。其中十六进制值必须用0xn这样的格式,即在该十六进制值数n之前加0x(零后面跟一个字母x)

开关说明

\f
“字体名” 要插入的字符所用的字体,字体名必须括在引号中。如果没有该开关,字符用SYMBOL域代码所用的字体

\h 插入符号而不影响段落的行距。在用该开关插入大符号时,该符号上部的文字可能会被覆盖

\s 磅 以磅为单位指定字体的尺

\u 指定字符为Unicode

  3.链接和引用

  (1)AutoText域

  语法:{ AUTOTEXT AutoTextEntry }

  用途:插入指定的“自动图文集”词条。

  选项:

指令意义

AutoTextEntry 需要插入文档的“自动图文集”词条

  (2)AutoTextList域

  语法:{ AUTOTEXTLIST “LiteralText” \s [StyleName] \t
[“TipText”] }

  用途:为活动模板中的“自动图文集”词条创建下拉列表。列表会随着应用于“自动图文集”词条的样式而改变。

  选项:

指令意义

“LiteralText” 在用户显示下拉菜单前,在文档中显示的文字

StyleName 在列表中显示“自动图文集”词条使用的样式名。它可以是段落样式或字符样式

“TipText” 当鼠标指针停留在域结果上面时,屏幕提示中显示的文字

开关说明

\s 指定列表包含基于特定样式的词条。没有此开关时显示的样式为当前段落样式的“自动图文集”词条。如果当前样式没有相应词条,则显示所有“自动图文集”词条

\t 指定在屏幕提示中显示的特定文字,以替代默认的提示文字

 (3)Hyperlink域

  语法:{ HYPERLINK “FileName” [Switches ] }

  用途:插入带有提示文字的超级链接,可以从此处跳转至其他位置。

  选项:

指令意义

“Filename” 要跳转到的目标的位置。如果其中包含较长的带空格文件名,请用引号引起来,并用双反斜杠替代单反斜杠指定路径

开关说明

\l 指定此超级链接跳转到的文件中的位置

\m 为服务器端图像映射添加超级链接的坐标

\n 使目标位置信息在新窗口打开

\o 指定超级链接的屏幕提示文字

\s 指定跳转位置,但此位置没有命名。以拖动信息方式创建的超级链接会出现此开关

\t 指定将链接重新定向进的目标。使用此开关可以创建从框架页指向要显示在该框架之外的页面的链接

  (4)Incl?Picture域

  语法:{ INCL?PICTURE “FileName” [Switches] }

  用途:插入指定的图形。

  选项:

指令意义

“FileName” 图形文件名称和位置

\c Converter 标识所需的图形过滤器

\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度

  (5)Incl?Text域

  语法:{ INCL?TEXT “FileName” [Bookmark ] [Switches] }

  用途:插入命名文档中包含的文字和图形。注意:可以插入整篇文档;如果是Word文档,可以只插入由书签引用的部分。

  选项:

指令意义

“FileName” 文档名称和位置

Bookmark 书签名,引用文档中要包含的部分

开关说明

\c ClassName

\! 禁止 Word 更新插入文字中的域,除非此域先在源文档中得到更新

  (6)Link域

  语法:{ LINK ClassName “FileName” [PlaceReference ] [Switches ]
}

  用途:将从其他应用程序复制来的信息通过OLE链接到源文件。

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